Publicerad i Trivas nr 1 2025.
En upphandling är den process som offentliga verksamheter använder för att kunna göra inköp av olika varor och tjänster. Processen styrs av lagen om offentlig upphandling (LOU) som finns till för att säkerställa att offentliga verksamheter får bäst värde för sina medel och att alla leverantörer kan konkurrera på lika villkor. Mats har sedan 2019 jobbat som upphandlare på Bostadsbolaget, främst inom hantverkstjänster.
– Den ena dagen är inte den andra lik eftersom min roll innefattar väldigt många olika uppgifter. Vi håller referensgruppsmöten inför nya upphandlingar där vi pratar om vilka behov våra interna beställare har. Jag gör också marknadsanalyser och har leverantörsdialoger för att få bättre koll på marknaden och utbudet. Jag skriver dessutom avtal, utbildar organisationen i inköpsfrågor och har nätverksträffar med andra inköpsorganisationer. Ja, det är med andra ord väldigt varierande, säger Mats.
Mats berättar att hans jobb till stor del består av ett nära samarbete med olika människor från hela bolaget. Han säger att man som upphandlare inte blir expert inom ett område, utan snarare en bra generalist som vet en del om väldigt mycket.
– Ena dagen upphandlar jag presentartiklar, andra dagen måleritjänster. Vi är därför oerhört beroende av våra kollegor som är beställare som ska ta emot tjänsten och att de kan uttrycka sina behov. Mitt jobb blir att säkerställa att upphandlingen inte är konkurrenshämmande och att se till att vi tar hänsyn till Bostadsbolagets krav kring miljö och sociala frågor, säger Mats.
På frågan om vad som är roligast med jobbet som upphandlare är det mångsidigheten och det utåtriktade som Mats vill lyfta. Att det är mycket regler att förhålla sig till verkar han bara tycka är sporrande. Han menar att det som många ser som ett hinder tycker han i stället är något som säkerställer att saker och ting blir gjorda på rätt sätt.
Något som däremot är lite snårigare med Mats arbete är att inte alla förstår varför man måste göra upphandlingar.
– En medarbetare kan ringa och undra varför man inte bara kan springa ner på stan och köpa det billigaste. Då måste jag förklara att man inte kan veta om det man köper på stan uppfyller alla krav kring exempelvis miljö, sociala frågor och garantier. Det är inte bara siffran på prislappen som avgör. Sen ringer telefonen igen och så är det någon annan som undrar ”varför måste jag köpa det billigaste?”. Så det går lite åt båda håll, berättar Mats.
Om du är en person som är bra på att sätta sig in i nya saker, är strukturerad och tycker om att jobba nära andra människor är du som klippt och skuren för jobbet som upphandlare. I alla fall om du frågar Mats.
– Eftersom det är så mångsidigt gäller det att kunna gå från en sak till en annan och snabbt ta reda på vad behovet är här. Sen är det också bra att tycka om samarbete och vara duktig på att förhandla, både externt och internt, säger Mats.
Bostadsbolaget gick nyligen i mål med en stor upphandling av ett nytt ärendehanteringssystem. Mats var ansvarig för upphandlingsprocessen och lyfter upphandlingen som en av hans roligaste uppgifter hittills på Bostadsbolaget.
– Vi har aldrig haft ett ärendehanteringssystem, så vi fick börja från ingenting och göra grundliga marknadsanalyser. Det är kul när man får börja från grunden. Det är så lätt att fastna i gamla hjulspår, men här hade vi inga förutfattade meningar. Det gör det svårare, men också roligare, säger Mats.
Det gäller att ha bra tålamod, för det är sällan upphandlingsprocesser går i en handvändning. Upphandlingen av det nya ärendehanteringssystemet tog ett par år att genomföra, från start till avtalsskrivning. Det är mycket som hinner ändras och många som ska tycka till. Men det verkar inte råda någon brist på tålamod och noggrannhet hos Mats. Tvärtom är det inte sällan han tar sitt strukturerade sätt att tänka kring inköp med sig hem.
– Det är ju lite en sport, erkänner Mats med ett skratt. Jag är väldigt noggrann med att göra marknadsanalyser, oavsett om det gäller försäkringar eller banker. Det är helt klart svårare och tar både tid och kraft att inte alltid gå efter pris, men jag skulle säga att det är värt besväret i längden.
Text: Johanna Börnell Foto: Daniel Petersson
I rollen som upphandlare gäller det att hålla sig på tårna. Mats behöver sätta sig in i allt från presentartiklar till måleritjänster.