Publicerad i Trivas nr 3 2022.
– Som kommunalt bolag lyder Bostadsbolaget under tryckfrihetsförordningen, vilket innebär att allmänheten och media har rätt till viss insyn och tillgång till relevant information, säger Mira, registrator* på Bostadsbolaget.
Det betyder också att Bostadsbolaget måste spara viss information och veta vad den innehåller, var den finns och vem som ska få tillgång till den. Det är bland annat Miras jobb att se till att det finns system och register över allt ifrån sådant som gäller fastigheterna som byggmaterial, planskisser och dokumentation från renoveringar, till årsredovisningar och andra handlingar som rör bolaget.
– Vi behöver förstås ha koll på våra hus så att vi vet vilka installationer och material de innehåller och när de behöver renoveras.
Dokumentationen är viktig även hur historisk synpunkt. Allmännyttan har haft stor betydelse för samhällsutvecklingen. En stor fastighetsägare som Bostadsbolaget, med över 24 000 lägenheter och 77 år på nacken, spelar en viktig roll i hur Göteborg och Sverige utvecklas. Bostadsbolaget är därför skyldigt att spara information som hjälp åt forskare och stadsplanerare.
– Hela samhället digitaliseras i snabb takt och vi utvecklar hela tiden nya system och lösningar för att uppfylla alla förväntningar – inte minst hyresgästernas, säger Mira. Men vi måste samtidigt behålla säkerheten, så ibland tar det sin tid.
* Registratorns uppgift är bland annat att känna vilka handlingar som ska arkiveras – ”diarieföras” och vilka som är allmänna/offentliga respektive sekretesstämplade.
Vill du läsa mer om hur vi hanterar dina personuppgifter kan du läsa mer om det här eller i intervju med Viktor som är informationssäkerhetssamordnare.
Text: Karin Andréen Olsson
Mira arbetar bland annat med Bostadsbolagets diarium.