Personuppgifter

En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Det kan till exempel vara namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, avtalsnummer, foto eller ljudinspelningar.

Med behandling av personuppgifter avses i princip all hantering av personuppgifter. Det omfattar till exempel när uppgifter samlas in, registreras, lagras, används, ändras eller lämnas ut till någon annan.

Bostadsbolaget, org.nr 556046-8562, Engelbrektsgatan 69, 402 21 Göteborg, är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som Bostadsbolaget bestämmer ändamål och medel för.

Bostadsbolaget kan också vara gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med annan organisation, om vi gemensamt med någon annan bestämmer ändamål och medel för behandlingen av dina personuppgifter. Om vi är gemensamt personuppgiftsansvariga med en annan verksamhet framgår det i informationen nedan.

Kontaktuppgifter till vårt dataskyddsombud:
Dataskyddsenheten, Göteborgs Stad Intraservice
E-post: dso@intraservice.goteborg.se

Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES.

I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att det finns en laglig grund för överföringen. Det kan till exempel vara att EU-kommissionen har beslutat att mottagarlandet har en tillräcklig skyddsnivå (så kallat adekvansbeslut) eller att vi vidtagit lämpliga skyddsåtgärder, såsom standardavtalsklausuler.

Dessa skyddsåtgärder säkerställer att dina personuppgifter behandlas med en skyddsnivå som motsvarar den som gäller inom EU/EES.

Här beskriver vi de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Du kan även kontakta vårt dataskyddsombud:
Dataskyddsenheten, Göteborgs Stad Intraservice
E-post: dso@intraservice.goteborg.se

Rätt till tillgång (registerutdrag)

Du har rätt att få information om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig och i så fall vilka uppgifter vi behandlar, ett så kallat registerutdrag.

Rätt till rättelse

Uppgifter om dig som vi behandlar ska vara korrekta och aktuella. Om du anser att uppgifter är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få dem rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändningar

Du har i vissa fall rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter. Du kan till exempel invända mot behandling för marknadsföring eller behandling som sker med stöd av allmänt intresse eller intresseavvägning.

Rätt att återkalla samtycke

Om du har lämnat samtycke till behandling av dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla det. Återkallelsen gäller från den tidpunkt den görs.

Rätt till radering och begränsning

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade eller begära att vi begränsar behandlingen, till exempel om uppgifterna inte längre behövs för det ändamål de samlades in för.

Observera att vi i vissa fall inte kan radera uppgifter, till exempel om de behövs för att fullgöra vårt uppdrag eller om de ingår i allmänna handlingar.

Rätt till dataportabilitet

Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av samtycke eller avtal kan du i vissa fall få ut uppgifterna i ett strukturerat format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att inge klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt är du välkommen att kontakta oss. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Personal hos oss

Personuppgifter kan hanteras av personal hos Bostadsbolaget eller personer som utför uppdrag åt oss, i den utsträckning det behövs för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Externa leverantörer (personuppgiftsbiträden)

För att kunna tillhandahålla våra tjänster och bedriva vår verksamhet anlitar vi olika leverantörer. Dessa behandlar personuppgifter för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner, så kallade personuppgiftsbiträden. De får inte använda uppgifterna för egna ändamål.

Självständigt personuppgiftsansvariga

Vi kan även dela dina personuppgifter med företag eller organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga, till exempel myndigheter, försäkringsbolag, kreditupplysningsföretag, Störningsjouren eller andra samarbetspartners.

Detta kan ske om det följer av lag, om det är nödvändigt för att fullgöra vårt uppdrag som hyresvärd eller för att tillvarata våra eller andras berättigade intressen, exempelvis vid utredning av störningar, brottsmisstanke eller andra händelser som påverkar trygghet och säkerhet i våra fastigheter.

Gemensamt personuppgiftsansvar

I vissa fall kan vi vara gemensamt personuppgiftsansvariga tillsammans med en annan part, om vi tillsammans bestämmer ändamål och medel för behandlingen. Då regleras ansvarsfördelningen i ett särskilt avtal.

Allmänna handlingar

Som kommunalt bostadsbolag omfattas vi av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att handlingar som skickas till oss, till exempel e-post, som huvudregel blir allmänna handlingar och kan lämnas ut om de inte omfattas av sekretess.

När du kontaktar oss via till exempel telefon, e-post, formulär eller andra kanaler behandlar vi dina personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi kan behandla uppgifter som namn, kontaktuppgifter (telefonnummer och e-postadress) samt information som du lämnar i ditt ärende.

Ändamål och laglig grund

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna besvara och hantera din förfrågan. Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att kommunicera med dig och hantera inkommande ärenden.

Inspelning av telefonsamtal

Vi spelar in inkommande samtal till vår kundservice. Du får alltid information innan samtalet spelas in. Inspelning sker för utbildnings-, kvalitets- och säkerhetssyften och baseras på vårt berättigade intresse.

Vissa inkommande samtal kan även komma att användas för analys och verksamhetsutveckling. Mer information om denna behandling finns under avsnittet “Behandling av personuppgifter – AI-analys av telefonsamtal”.

Lagringstid

Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att hantera ditt ärende.

Inspelade samtal sparas i upp till tre månader, eller längre om det är nödvändigt i det enskilda fallet enligt tillämplig lagstiftning.

Mottagare av personuppgifter

Inspelade samtal hanteras av våra personuppgiftsbiträden Tele2 och Zisson, som tillhandahåller och administrerar vår telefonilösning.

För de samtal som omfattas av vår AI-baserade samtalsanalys överförs inspelningarna även till Parlametrics för transkribering, anonymisering och analys enligt våra instruktioner och personuppgiftsbiträdesavtal.

För att söka bostad hos oss registrerar du dig i bostadskön hos Boplats Väst. Boplats Väst ansvarar för administrationen av bostadskön och behandlar dina personuppgifter som självständig personuppgiftsansvarig inom ramen för sin verksamhet.

När du anmäler intresse för en bostad hos Bostadsbolaget eller blir aktuell för erbjudande behandlar vi dina personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar uppgifter som namn, personnummer, kontaktuppgifter samt kö- och ansökningsrelaterade uppgifter som vi får från Boplats Väst och/eller från dig.

Ändamål och laglig grund

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

• administrera din ansökan.
• hantera urval och turordning.
• kunna kontakta dig med erbjudandent.

Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att hantera uthyrning av bostäder samt fullgöra vårt uppdrag som allmännyttigt bostadsbolag.

Personnummer

Vi behandlar ditt personnummer för att säkerställa din identitet och hantera din ansökan på ett korrekt och säkert sätt.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt för att hantera din ansökan och i enlighet med våra gallringsrutiner.

Mer information om hur Boplats Väst behandlar personuppgifter finns på deras webbplats.

När du ingår ett avtal med oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera hyresförhållandet.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar uppgifter som namn, personnummer, kontaktuppgifter samt uppgifter kopplade till ditt boende, till exempel betalningar, förbrukning och ärenden.

Ändamål och laglig grund

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

• administrera och fullgöra hyresavtalet.
• hantera betalningar och hyresavier.
• tillhandahålla tjänster och service.
• planera och utföra underhåll.

Den rättsliga grunden för behandlingen är i första hand avtal. I vissa fall behandlar vi uppgifter med stöd av rättslig förpliktelse, allmänt intresse eller berättigat intresse.

Exempel på behandling

Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter till exempel när:

• vi skickar hyresavier och hanterar betalningar.
• vi hanterar serviceärenden och underhåll.
• vi mäter och debiterar el, vatten eller värme.
• du beställer tillval eller använder våra tjänster.
• vi kommunicerar med dig.

Vi kan även uppdatera uppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta och genomföra kontroller för att säkerställa att bostaden används enligt avtalet.

Rättsliga anspråk

Vi behandlar personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata rättsliga anspråk, till exempel vid:

• sena eller uteblivna betalningar.
• störningar i boendet.
• olovlig andrahandsuthyrning.
• skador i lägenheten.

Utlämnande av personuppgifter

Vi kan lämna ut personuppgifter till exempelvis myndigheter, såsom socialnämnden, när det är nödvändigt enligt lag eller för att fullgöra vårt uppdrag.

Vi anlitar även leverantörer (personuppgiftsbiträden), till exempel entreprenörer, IT-leverantörer och inkassoföretag, som behandlar personuppgifter för vår räkning enligt vårt avtal.

Vid utredning av störningsärenden eller andra trygghetsrelaterade händelser kan vi lämna nödvändiga personuppgifter till Störningsjouren eller annan part som bistår oss i handläggningen av ärendet.

Överföring till tredje land

Om personuppgifter överförs till land utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen sker i enlighet med gällande dataskyddsregler.

Känsliga personuppgifter

I vissa fall kan vi behöva behandla känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om god man eller uppgifter i intyg som krävs för särskilda insatser. Behandlingen sker endast när det är nödvändigt och enligt gällande lagstiftning.

Behandling av uppgifter om andra personer

Vi kan även behandla personuppgifter om andra personer än hyresgästen, till exempel kontaktpersoner, fullmaktshavare eller andrahandshyresgäster, när det är nödvändigt för att administrera hyresförhållandet.

Skyddade personuppgifter

Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dessa enligt våra särskilda rutiner.

Lagring och gallring

Vi sparar dina personuppgifter så länge du är hyresgäst hos oss och därefter så länge det är nödvändigt enligt lag och våra gallringsrutiner.

Som kommunalt bostadsbolag omfattas vi av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att handlingar kan komma att bevaras i vårt arkiv och lämnas ut enligt lag, om de inte omfattas av sekretess.

När du besöker vår webbplats samlar vi in viss information om hur webbplatsen används, till exempel IP-adress, cookies och tidsstämplar.

Ändamål och laglig grund 

Vi behandlar uppgifterna för att:

• analysera hur vår webbplats används.
• förbättra funktion och innehåll.
• säkerställa teknisk funktion och säkerhet.

Behandlingen baseras på vårt berättigade intresse av att utveckla, förbättra och skydda vår webbplats.

För att upprätthålla säkerheten samlar vi även in webbloggar som kan användas för att upptäcka och förebygga exempelvis intrång, missbruk och spridning av skadlig kod.

Lagring och avidentifiering 

Vi strävar efter att avidentifiera uppgifter så tidigt som möjligt. Webbloggar sparas i upp till 30 dagar innan de raderas.

Mer information om cookies 

Vår webbplats använder cookies. Du kan läsa mer om vilka cookies vi använder och hur du kan hantera dem i vår cookiepolicy.

När du erbjuds en bostad, parkering eller lokal behandlar vi ytterligare personuppgifter om dig för att kunna bedöma om du uppfyller våra krav inför att ett avtal tecknas.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar till exempel uppgifter om:

• ekonomi och anställning.
• verksamhets, boende- och familjeförhållanden.
• hur du har skött tidigare boende och betalningar.
• uppgifter i intyg och handlingar som du lämnar till oss eller som registrerats via Boplats Väst.

Vid uthyrning av lokal kan vi även behandla uppgifter kopplade till verksamheten, till exempel företagets ekonomi och betalningsförmåga. Vi gör även en kreditupplysning och kan kontrollera uppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.

I vissa fall behandlar vi även uppgifter om god man eller förvaltare.

Om du erbjuds en studentbostad behandlar vi uppgifter som styrker att du studerar. Om du erbjuds en anpassad bostad eller liknande kan vi behöva behandla uppgifter som styrker ditt behov.

Ändamål och laglig grund

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

• genomföra kontroller inför avtal.
• bedöma om du uppfyller våra krav.
• administrera uthyrningsprocessen.

Den rättsliga grunden för behandlingen är i regel avtal, det vill säga för att vidta åtgärder inför att ett hyresavtal ingås.

Behandling av uppgifter om andra än sökanden

Vi kan även behandla personuppgifter om andra personer, till exempel arbetsgivare, tidigare hyresvärdar eller god man. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att kunna handlägga och kontrollera din ansökan.

Skyddade personuppgifter

Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dessa enligt våra särskilda rutiner.

Lagringstid

Om du erbjuds men inte accepterar en bostad, eller om vi bedömer att du inte uppfyller kraven, sparar vi dina personuppgifter i upp till tre månader efter beslutet. I övrigt sparas uppgifterna så länge det är nödvändigt för ändamålet och i enlighet med våra gallringsrutiner.

Vi får i huvudsak uppgifter från dig och från Boplats Väst.

Vi behandlar personuppgifter när du söker, erbjuds och hyr en parkeringsplats hos oss samt en tid efter att avtalet har upphört.

Ändamål och laglig grund 

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

• administrera uthyrning av parkeringsplatser.
• genomföra kontroller inför avtal.
• hantera och följa upp avtalsförhållandet.

Den rättsliga grunden för behandlingen är i regel avtal.

Inför avtal 

När du erbjuds en parkeringsplats kan vi behöva kontrollera att du uppfyller våra krav. Vi kan till exempel behandla uppgifter om ekonomi, göra en kreditupplysning och kontrollera tidigare betalningar.

Under avtalsförhållandet 

När ett avtal har tecknats behandlar vi personuppgifter för att administrera hyresförhållandet. Det innebär till exempel att vi:

• kommunicerar med dig.
• hanterar hyresbetalningar.
• administrerar tjänsten kopplad till din parkeringsplats.

Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dessa enligt våra särskilda rutiner.

Analyser och utveckling 

Vi behandlar även personuppgifter i syfte att analysera användningen av våra parkeringsplatser, till exempel beläggning och efterfrågan över tid. Detta gör vi för att utveckla våra tjänster samt vid byggutveckling och stadsplanering.

Den rättsliga grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse.

Externa aktörer 

I vissa fall kan parkeringsplatser administreras av externa förvaltare. I dessa fall ansvarar den externa parten för sin behandling av personuppgifter.

Lagring och gallring 

Personuppgifter kopplade till parkeringsplatser sparas under avtalstiden och därefter i upp till två år efter att avtalet har upphört, i enlighet med våra gallringsrutiner.

Som kommunalt bostadsbolag omfattas vi av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vissa uppgifter kan bevaras i vårt arkiv enligt gällande regler.

Vi behandlar personuppgifter om dig som är kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar uppgifter som namn, kontaktuppgifter och andra uppgifter som vi får från din arbetsgivare eller som du själv lämnar till oss i samband med vårt samarbete.

Ändamål och laglig grund 

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

• ingå, administrera och fullgöra avtal.
• hantera leveranser, fakturering och betalningar.
• kommunicera inom ramen för affärsrelationen.

Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att administrera och upprätthålla affärsrelationen.

Vi behandlar även personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser, till exempel enligt bokföringslagstiftning.

Enskild firma 

Om du driver enskild firma behandlar vi personuppgifter, inklusive personnummer, för att kunna ingå och fullgöra avtal med dig.

Lagringstid 

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för ändamålet och i enlighet med tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringsregler.

Personuppgifterna kommer i första hand från din arbetsgivare eller från dig.

Vi använder digitala verktyg för att analysera inkommande samtal till vår kundservice i syfte att förbättra vår service och kvalitet.

Vilka personuppgifter behandlas?

Analysen baseras på inspelade telefonsamtal som kan innehålla personuppgifter som du lämnar i kontakten med oss, till exempel namn, kontaktuppgifter och uppgifter om ditt ärende.

Ändamål och laglig grund 

Syftet med behandlingen är att:

• analysera inkommande ärenden och identifiera återkommande frågor.
• förbättra bemötande och kundupplevelse.
• utveckla och effektivisera vår verksamhet.

Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att fortsätta utveckla och kvalitetssäkra vår kundservice.

Hur behandlingen går till 

Inspelade samtal överförs krypterat till vår samarbetspartner för transkribering och analys.

Samtalen omvandlas till text och personuppgifter anonymiseras eller avidentifieras i ett tidigt skede av processen. Det innebär att uppgifter såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter och andra identifierbara uppgifter tas bort innan analysen påbörjas.

Analysen sker därefter på anonymiserad och aggregerad data för att identifiera mönster, trender och förbättringsområden. Analysen görs både med hjälp av AI-baserade verktyg och av analytiker.

Lagringstid 

Inspelade samtal kan sparas i upp till tre månader hos våra leverantörer enligt gällande lagringsrutiner.

För de samtal som omfattas av AI-analys raderas ljudfilerna hos Parlametrics efter att transkribering och anonymisering har genomförts.

Den anonymiserade textdata som används för analys sparas under begränsad tid och raderas eller anonymiseras ytterligare enligt avtalade rutiner.

Avgränsning 

Endast inkommande samtal till vår kundservice omfattas av denna behandling.

Skydd för din integritet 

För att minimera påverkan på din integritet:

• anonymiseras personuppgifter innan analys.
• analyser sker på aggregerad nivå.
• åtkomst till data är begränsad.

Kontakt 

Har du frågor om denna behandling är du välkommen att kontakta oss eller vårt dataskyddsombud.

Personuppgifter behandlas i samband med kamerabevakning på vissa utvalda platser i våra fastigheter.

Vid kamerabevakning behandlas bildmaterial. Ingen ljudinspelning sker. Om en person kan identifieras i materialet räknas det som en personuppgift. Platser som kamerabevakas är alltid tydligt skyltade.

Var kan kamerabevakning förekomma?

Kamerabevakning kan förekomma på platser där det finns återkommande problem med brottslighet, störningar eller bristande skötsamhet, till exempel:

• garage.
• entréer och trapphus.
• källar- och vindsutrymmen.
• soputrymmen och miljöhus.

Kamerabevakning införs först efter att andra, mindre integritetsingripande åtgärder har prövats utan att problemen har upphört.

Ändamål och laglig grund 

Syftet med kamerabevakning är att:

• förebygga och upptäcka brott.
• förhindra störningar och bristande skötsamhet.
• skydda egendom.
• öka tryggheten i fastigheten.

Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att skapa en trygg och säker boendemiljö.

Intresseavvägning 

Kamerabevakning innebär ett intrång i den personliga integriteten. Vi gör därför en intresseavvägning i varje enskilt fall där vi bedömer att behovet av bevakning väger tyngre än den enskildes intresse av integritet.

Vid denna bedömning beaktar vi bland annat:

• om det förekommit återkommande problem på platsen.
• om andra åtgärder inte varit tillräckliga.
• om bevakningen är proportionerlig i förhållande till ändamålet.

Bevakning sker endast i utrymmen där personer normalt vistas under begränsad tid.

Åtkomst och utlämnande 

Endast ett begränsat antal behöriga personer hos oss har tillgång till det inspelade materialet.

Vi granskar endast material i efterhand om det har inträffat en incident som ligger inom ändamålet för behandlingen.

Material kan lämnas ut till brottsbekämpande myndigheter, till exempel Polismyndigheten, vid misstanke om brott.

Lagringstid 

Inspelat material sparas under en begränsad tid och gallras löpande. För närvarande sparas material i upp till 21 dagar, om det inte behövs under längre tid för att utreda en incident eller hantera ett rättsligt anspråk.

Soputrymmen och miljöhus 

Kamerabevakning kan förekomma i soputrymmen och miljöhus där det finns återkommande problem med exempelvis felsortering, nedskräpning, skadegörelse eller andra störningar.

Syftet med bevakningen i dessa utrymmen är att:

• förebygga bristande skötsamhet och störningar.
• minska kostnader och miljöpåverkan.
• skapa en trygg och trivsam boendemiljö.

Även här görs en särskild intresseavvägning där hänsyn tas till att utrymmena inte utgör bostad och att vistelsen där normalt är kortvarig.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig som hyresgäst och informera om sådant som är relevant för ditt boende.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar uppgifter som namn, kontaktuppgifter samt uppgifter kopplade till ditt boende, till exempel lägenhetsnummer.

Ändamål och laglig grund 

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

• skicka information och nyheter som rör ditt boende.
• informera om projekt, aktiviteter och evenemang.
• genomföra kundundersökningar och ta del av synpunkter.

Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att upprätthålla en god kommunikation med våra hyresgäster samt utveckla och förbättra vår verksamhet och boendemiljö.

Lagringstid 

Uppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för ändamålet och raderas därefter i enlighet med våra gallringsrutiner.

Du kan i vissa fall välja att avstå från utskick.

Vi deltar från tid till annan i forskningsstudier och utvecklingsprojekt som syftar till att förbättra vår verksamhet, boendemiljö och samhällsplanering.

I samband med sådana projekt kan personuppgifter komma att behandlas, till exempel kontaktuppgifter eller uppgifter kopplade till boende eller användning av våra tjänster.

Ändamål och laglig grund 

Behandlingen sker för att:

• möjliggöra forskning och analys.
• utveckla vår verksamhet och våra tjänster.
• bidra till samhällsutveckling.

Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att delta i och möjliggöra forskning som är relevant för vår verksamhet.

Mottagare av uppgifter 

Personuppgifter kan komma att delas med forskningsaktörer, såsom universitet eller forskningsinstitut. Dessa organisationer är personuppgiftsansvariga för sin egen behandling.

Skydd av personuppgifter 

Vi strävar efter att i största möjliga utsträckning anonymisera eller avidentifiera uppgifter innan de används inom forskningsprojekt. Resultat redovisas på en övergripande nivå och kan inte kopplas till enskilda personer.

Information och rättigheter 

Om du berörs av ett forskningsprojekt kommer du att få information om behandlingen. I vissa fall har du möjlighet att invända mot behandlingen.

Vi använder elektroniska nyckelsystem för att ge hyresgäster och andra behöriga tillträde till fastigheter och gemensamma utrymmen.

Systemet används även för funktioner såsom porttelefoni och bokning av tvättstuga eller andra gemensamma lokaler.

Vilka personuppgifter behandlas?

När en elektronisk nyckel används registreras händelser i systemet i form av så kallade loggar. Om dessa kan kopplas till en fysisk person utgör de personuppgifter.

Loggar kan innehålla uppgifter som:

• identitetsnummer för nyckel/bricka.
• namn kopplat till nyckeln.
• lägenhetsnummer eller objektsnummer.
• tidpunkt och plats för händelsen.
• typ av händelse, till exempel passage eller bokning.

Ändamål och laglig grund 

Personuppgifterna behandlas för att:

• administrera och styra tillträde till fastigheter och utrymmen.
• möjliggöra bokning av gemensamma resurser.
• skapa trygghet och säkerhet.
• felsöka och underhålla system.
• vid behov utreda incidenter och bristande skötsamhet.

Den rättsliga grunden för behandlingen är i första hand avtal. I vissa fall sker behandlingen med stöd av vårt berättigade intresse, till exempel vid analys, felsökning eller utredning av incidenter.

Åtkomst och utlämnande 

Endast en begränsad krets av behöriga personer har tillgång till loggarna.

Vid misstanke om brott eller allvarlig störning kan loggar lämnas ut till brottsbekämpande myndigheter.

Lagringstid 

Systemloggar sparas under en begränsad tid i enlighet med koncerngemensamma riktlinjer. För närvarande sparas:

passageloggar i upp till 90 dagar.

bokningsloggar i upp till 31 dagar.

Därefter raderas uppgifterna om de inte behöver sparas längre för att utreda en incident eller hantera ett rättsligt anspråk.

När du söker en tjänst hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna administrera din ansökan och genomföra rekryteringsprocessen.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar de personuppgifter som du lämnar i din ansökan, till exempel namn, kontaktuppgifter, utbildning, arbetslivserfarenhet, referenser och andra uppgifter som du väljer att dela med dig av.

I vissa fall kan vi även behandla uppgifter från tester, intervjuer och referenser. Du får då information om behandlingen i samband med det aktuella momentet.

Ändamål och laglig grund 

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

• administrera och bedöma din ansökan.
• genomföra rekryteringsprocessen.
• fatta beslut om anställning.

Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att rekrytera medarbetare. Viss behandling kan även ske för att uppfylla rättsliga skyldigheter inom det arbetsrättsliga området eller, i förekommande fall, med stöd av samtycke.

Allmänna handlingar 

Som kommunalt bostadsbolag omfattas vi av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Handlingar som skickas till oss kan därför utgöra allmänna handlingar och kan lämnas ut om de inte omfattas av sekretess.

Vi behandlar personuppgifter i samband med upphandlingar och under en eventuell efterföljande avtalsperiod.

Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar uppgifter som namn, personnummer och kontaktuppgifter till personer som företräder anbudsgivare.

Ändamål och laglig grund 

Vi behandlar personuppgifterna för att:

• ta emot, kontrollera och utvärdera anbud.
• genomföra upphandlingar.
• administrera avtal med leverantörer.

Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna genomföra upphandlingar och ingå avtal med leverantörer.

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in och i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Som kommunalt bostadsbolag omfattas vi av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att handlingar som skickas till oss eller som vi själva upprättar i regel blir allmänna handlingar. Vi måste därför följa offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Vissa uppgifter är vi skyldiga att bevara, medan andra får gallras efter en viss tid.

Vilka uppgifter som sparas och hur länge framgår av vår dokumenthanteringsplan, kontakta oss om du är intresserad.